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Content Automatisierung: Nie wieder Sisyphusarbeit

Keine Nachtschichten mehr, keine Zahlendreher bei Bestellnummern und konsistentes Dateihandling zwischen Online-Shop und Printkatalog – klingt wie ein Märchen für die Macher von Katalogen, die ihre Arbeit oft und gerne mit der des Sisyphos vergleichen. Mit der Hilfe von Dominik Allartz von FDS prepress und seinem Team lassen sich Katalog- und Medienproduktionen zum großen Teil automatisieren. Ein Blick in die Gegenwart eines effizienteren Publishings.

Johannes Gensfleisch, besser bekannt als Johannes Gutenberg, dürfte mit der Erfindung der beweglichen Lettern und dem Druck der ersten Bibel zwischen 1452 und 1454 für ein Aufatmen in der ein oder anderen Schreibstube der Klöster gesorgt haben und dem ein oder anderen Mönch eine Sehnenscheidenentzündung erspart haben. Wenn man so will, der erste Automatisierungsprozess in der Publishingbranche. Zwar schreiben heute Mediengestalter nicht mehr Bücher ab, um sie zu kopieren, und die Satztechnik für bewegliche Lettern findet heute im Desktop-Publishing statt, aber bei dem ein oder anderen 500-seitigen Katalogwerk dürfte heute die Gefahr für Mediengestalter, von akuter Klickeritis befallen zu werden, bestehen.

Denn in vielen Produktionen wird heute noch viel mit der Maus geklickt, getippt und stundenlang Bilder auf Partitionen von Servern gesucht. Nicht wenige der am Projekt beteiligten haben irgendwann den Eindruck, es dem Sisyphos, König von Korinth, gleichzutun, der die Utopie hatte, einen Stein auf die Spitze des Berges zu bringen, aber am Ende immer scheiterte. Natürlich erscheint jeder Katalog irgendwann, aber der Weg ist mühsam und beladen. Dabei liegen die Daten für Kataloge häufig schon digital vor, etwa in Excel-Dateien oder in MySQL-Datenbanken von Webservern.

Sisyphusarbeit in der Katalogherstellung war gestern

Und dennoch werden Texte kopiert, Bestellnummern falsch eingegeben und die Produktion von Standardkatalogen dauert Tage, Wochen oder sogar Monate und das, obwohl der Katalogteil oftmals nur aktualisiert werden soll. Dabei geht das heute wesentlich schlanker, wie Dominik Allartz von FDS prepress weiß: „Wir produzieren Standardkataloge in einem Viertel der herkömmlich dafür veranschlagten Zeit. Das Basteln von Hunderten von Seiten von Hand ist heute nicht mehr nötig. Damit spart man Manpower und reduziert vor allem die Fehleranfälligkeit.“ Jeder, der schon mal eine einseitige Tabelle mit Preisen,  Bestell- oder Artikelnummern, Größenangaben und Produktbeschreibungen gesetzt, kontrolliert oder korrigiert hat, kann dem nur zustimmen. Ganz besonders gilt dies für Kataloge, die in mehreren Sprachen und für unterschiedliche Länder produziert werden.

FDS prepress bietet die automatisierte Katalogproduktion als Dienstleistung oder Integrator an, inklusive Design, Satz und Lektorat. Zudem ist FDS prepress Vorstufenpartner von schaffrath medien und kann Datensätze direkt an die Druckvorstufe und den Druck übergeben oder an Schaffrath DigitalMedien weiterreichen, wo Online-Shops, Apps und responsive Webangebote programmiert und betreut werden. FDS prepress ist Partner im publishinghub von schaffrath medien.

Aus einer bestehenden Datenbank oder aus Excel-Listen kann heute ein Layout in Indesign oder Quark-X-Press Daten, Texte und Bilder automatisch übernehmen. Der Workflow muss zuvor allerdings abgestimmt werden und bei FDS prepress auf diesen abgestimmt – also programmiert –werden. Und so funktioniert es: Die in der Datenbank oder Excel Dateien vorhandenen Daten werden mit dem Layoutprogramm verknüpft. Alle relevanten Informationen wie Texte, Preise oder Nummern können so jederzeit im Layoutprogramm automatisiert einlaufen oder aktualisiert werden. Dies gilt auch für Bilder oder Grafiken, wenn es hier eine Verknüpfung gibt, etwa die Bildnummern in der Datenbank- oder Excel-Datei hinterlegt sind. Die Bild- und Grafikdaten können in einer Bilddatenbank oder einfach in einem Ordner hinterlegt werden. Dies bedeutet zwar am Anfang mehr Arbeit, aber am Ende wesentlich weniger, denn so können Daten wie von Geisterhand auf Knopfdruck auch innerhalb eines 500-Seiten-Kataloges auf einmal aktualisiert werden.

Das Layout kann dennoch jederzeit geändert werden. Die Arbeitsweise mit dem Layoutprogramm ändert sich nicht und das Layoutteam hat jederzeit volle Zugriffsmöglichkeit auf das Design. Auch von Hand gestaltete, emotionale und magazinige Seiten können jederzeit eingefügt werden. Der große Vorteil ist, durch die Verknüpfung der Inhalte sind Tipp- und Übertragungsfehler nahezu ausgeschlossen.

Der Vorgang der Aktualisierung kann beliebig oft bis kurz vor Redaktionsschluss durchgeführt werden. Vertrieb, Marketing oder Redaktion arbeiten unabhängig an ihren korrekten Datensätzen vom Layoutteam und es findet eine konsistente Datenhaltung an einem Ort statt. Zudem fallen für beide Teams die zeitintensive Abstimmung und manchmal nervenaufreibenden Korrekturen weg.

So stimmen auch die Preise oder Bestellnummern im Online-Shop mit denen des Printkataloges immer überein, wenn sie aus der gleichen Quelle gespeist werden. Allartz weiß, dass Fehler in Katalogen für Unternehmen richtig teuer werden können, wenn etwa ein Produkt mit 100 statt 1.000 Euro ausgezeichnet wird. In der Vergangenheit bedeutete ein solcher Fehler häufig, dass der ganze Katalog neu gedruckt werden musste.
Der Leidensdruck bei vielen Katalog-produktionen sei enorm hoch, so der Vorstufenexperte. Der Markt kennt auch eine Reihe von Lösungen großer Softwarehäuser, die aber häufig den Budgetrahmen gerade kleinerer Handelsunternehmen oder E-Commerce-Anbieter sprengen. FDS prepress bietet hier eine günstige Alternative mit einem weiteren Vorteil: Ist der Katalog erst einmal auf Automatisierung getrimmt, lassen sich alle nachfolgenden Produktionen und Aktualisierungen automatisch schlanker umsetzen.

Indesign oder Quark-X-Press

Dies gilt auch für fremdsprachige Versionen. Allartz rät allerdings dazu, die Automatisierung nicht ohne Programmierkenntnisse einzuführen und sich besser einem erfahrenen Profi anzuvertrauen und von diesem die Grundlagen, gerade die Schnittstellen zu Datenbanken, XML-Daten oder Excel programmieren und pflegen zu lassen. Das Marketing-, Redaktions- und Layoutteam sei dann schnell in ein bis zwei Wochen geschult. Die Katalog-, Buch- oder Magazinproduktion beruht auf den bekannten Templates, wie man sie aus Indesign oder Quark-X-Press kennt und gewöhnt ist, nur die Verknüpfung über das Plug-in wird ergänzt.

Für das Schönzupfen von Seiten oder Aufmachern wird auch in Zukunft ein Mediengestalter verantwortlich sein und die Seiten kontrollieren. Aber für standardisierte Seiten oder die schnelle Übernahme von Inhalten aus Datenbanken wird es lang- und kurzfristig zur Automatisierung und damit zu einer Reduzierung von Herstellungszeiten wenig Alternativen geben. Zudem bietet eine automatisierte und systemische Aufbereitung weitere Vorteile: So können aus dem System heraus schnell kleinere Sonder- oder Abverkaufskataloge mit speziellen Angeboten generiert werden, um etwa auf Aktionen von Konkurrenten optimal reagieren zu können. Und das voll crossmedial, denn der Ausgabekanal, ob Print, ePaper oder App für Tablets, spielt keine Rolle.

Ökonomische Vorteile

Dominik Allartz von FDS prepress ist sich sicher, dass in der Bundesrepublik immer noch neun von zehn Katalogen händisch erzeugt werden. „Einen Katalog, für den ich in der heißen Phase bis zu drei Layouter und drei Monate im Handsatz benötigte, mache ich heute mit 1,5 Mediengestaltern in sechs Wochen. So entsteht sofort bis mittelfristig ein ökonomischer Vorteil, auch wenn die Ersteinrichtung des Systems Geld kostet. Und der Zeitvorteil ist nicht zu unterschätzen, Preise können so sicher bis in die letzte Sekunde an den Markt angepasst werden“, so Allartz.

Nicht nur für Kataloge geeignet

Das System ist aber nicht nur für 1.000-seitige Kataloge etwa von Schraubenherstellern geeignet. Jedes Magazin, das einen umfangreichen Veranstaltungskalender druckt, jeder Restaurantführer kann davon profitieren, um nur zwei Beispiele zu nennen.
Sind die Inhalte von Datenbanken und Layoutseiten erst einmal verbandelt, lassen sich auch Themenspecials für Magazine aus bestehendem Content zusammenstellen und im Flug auf die Layoutseiten stellen. So wird die Zweitverwertung von Content zum Kinderspiel. Allartz ist überzeugt, dass mit dem neuen System bei zukünftigen Katalogproduktionen nie wieder jemand an Sisyphusarbeit denken werde.

 

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