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Ausschreibungen: Agil ist möglich und sinnvoll(er)

Warum Sie agil ausschreiben sollten - ein Beitrag in Kooperation mit unserer Partnerkanzlei Haver & Mailänder.
 

Sie planen ein IT- oder Software-Projekt, für das Sie einen Dienstleister suchen, z.B. eine Digitalagentur?
Dann müssen Sie in jedem Fall Angebote einholen. In vielen Unternehmen und erst recht in Behörden sind Ausschreibungen, Vergabeverfahren bzw. Requests for Proposal vorgeschrieben. Dabei werden zur Beschreibung der Leistungsanforderungen immer noch sehr häufig Lastenhefte nach dem Wasserfall-Modell erstellt. Das führt dazu, dass viele Projekte scheitern, da der Leistungsumfang sich im Laufe des Projekts erheblich ändert und die daraus resultierenden Änderungen und Nachträge – im Fachjargon als „Change-Requests“ bezeichnet -  zusätzlich vergütet werden müssen und damit die Budgets sprengen. Die Lösung sind Ausschreibungen, die agile Methoden zur Grundlage der Auftragsvergabe machen. Solche Ausschreibungen sind einfacher umsetzbar als gedacht - auch für die öffentliche Hand.

Was ist eine Ausschreibung?

→ Eine Ausschreibung oder ein Vergabeverfahren ist eine Aufforderung an Unternehmen,  Angebote zu einem konkreten Beschaffungsvorhaben abzugeben.

Das Ziel von Ausschreibungen ist Transparenz und Wirtschaftlichkeit:Ein Auftraggeber erhält zu einem eng definierten Aufgabenfeld – von der Lieferung von einer Million Schrauben über IT-Leistungen bis zum Bau eines neuen Gebäudes – vergleichbare Angebote und wählt unter diesen das wirtschaftlichste aus. Zumindest wirken die Angebote der Unternehmen zunächst vergleichbar. In Wahrheit stecken sie oftmals voller Unschärfen, da Interpretationsspielräume und Ungenauigkeiten in den Ausschreibungsunterlagen von den bietenden Unternehmen genutzt werden.

Bei Beschaffungen von Bund, Ländern, Kommunen und anderen öffentlichen Auftraggebern ist die Durchführung eines Vergabeverfahrens in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben und notwendig, um die Beschaffung gesetzeskonform durchzuführen und zu dokumentieren. Eine gesetzeskonforme Vergabe führt zum wirtschaftlichsten Angebot und verhindert, dass unterlegene Bieter sich einklagen können.

Darum sollten Sie agil ausschreiben

Bei einer klassischen Ausschreibung auf der Grundlage eines Lasten- und Pflichtenheftes schreiben Auftraggeber ein Komplettpaket aus, von dem sie in der Regel keine konkrete und im schlechtesten Fall sogar eine falsche Vorstellung des Endergebnisses haben, da ihnen mangels vorhandener Fachkräfte das technische Know how und die praktische Erfahrung fehlen. Da bereits in der Ausschreibung  alle Vorgaben bis ins kleinste Detail festgelegt werden, haben Auftraggeber in der Projektphase bei Änderungswünschen schlechte Karten. Denn dann beginnt die unangenehme Zeit der „Das ist nicht mehr im Scope“-Meldungen und der zusätzlich zu vergütenden Nachträge. Streitigkeiten sind vorprogrammiert.

Das alles können Sie vermeiden, indem Sie bei der Ausschreibung auf eine agile Arbeitsweise Wert legen, beispielsweise indem Sie die Scrum-Methode zugrunde legen. Sie sparen sich viel Zeit, die Sie für die Erstellung des Lasten- oder gar Pflichtenhefts aufwenden, das schon wieder veraltet ist, wenn es fertig ist. Sie schonen auch das Budget und vor allem Ihre Nerven (mehr im Magazinbeitrag "Lastenhefte: Zeit die Reißleine zu ziehen")

Die agile Arbeitsweise ermöglicht:

  • Arbeiten in User Stories. Stellen Sie den User, also den Nutzer, in den Mittelpunkt und nicht die einseitige Sichtweise des Auftraggebers, die oft eine ganz andere Zielrichtung hat. Ein Beispiel: „Als Nutzer der Website möchte ich aktuelle Veranstaltungen angezeigt bekommen.“ Das bedeutet für die Programmierer, dass sie zum Beispiel  
    a) eine Unterseite zur Anzeige der Veranstaltungen bauen,
    b) im Backend das Einpflegen von Veranstaltungen möglich machen,
    c) die Suchfunktion so anlegen, dass Veranstaltungen übersichtlich angezeigt werden und
    d) ein Kalenderwidget auf der Startseite platzieren.
    Dabei wird stets darauf geachtet, dass die Website-Nutzer diese Funktion gern benutzen werden, weil sie ihnen hilft. Indem Sie die Anforderungen aus der Sicht der User „untechnisch“ in sogenannten „User Stories“ beschreiben, müssen Sie  viel weniger Details vorgeben und lassen die Profis mit all ihrer Erfahrung eine elegante Lösung finden. Sie erhalten einen Vorschlag und können zu diesem effizient Feedback geben – anstatt im Vorfeld lange theoretische Briefing-Abhandlungen zu verfassen.
  • Laufendes Neupriorisieren von Aufgaben. Wenn sich während des Projekts herausstellt, das für den Launch gewisse Dinge wichtiger sind (z.B. ein Login), können sie in der To-Do-Liste, dem Backlog, hochgestuft werden. Das geht ad hoc. Ohne Anfrage, Angebot oder nachträglichem Kostenvoranschlag.
  • Laufendes Hinzufügen oder Entfernen von Aufgaben. Während der Projektphase stellt sich heraus, dass mit wenig Aufwand eine spannende Zusatzfunktion integrierbar ist, oder dass durch rechtliche Änderungen Funktionen abgeändert werden müssen. Mit einem Lastenheft würde jetzt ein „Change Request“ mitsamt nachträglichem Kostenvoranschlag folgen. Mit agiler Arbeitsweise wird das einfach ins Backlog eingestellt, dafür rutschen andere Teile nach hinten.
  • Laufende Anpassung der „Definition of Done.“ Wenn Sie in die Ausschreibung beispielsweise eine hochkomplexe, teure „Suchmaschine“ für die Seite hineinschreiben, bekommen Sie die auch geliefert – selbst dann, wenn die Funktion überdimensioniert ist. In einem agilen Prozess kann sich im Austausch mit dem Dienstleister herausstellen, dass eine einfachere Suchfunktion in Ihrem speziellen Fall 95% der gewünschten Ergebnisse bietet, aber nur 20% des Aufwands bedeutet.
  • Effizientes Management dank Product Owner. Bei jedem Projekt, das extern vergeben wird, stellt sich die Frage: Wer kann und darf freigeben. In agilen Modellen ist dafür der Product Owner zuständig. Der Product Owner schreibt die „Bestellungen“ (= User Stories), kontrolliert die Arbeitsergebnisse und gibt sie frei. Das kann eine Einzelperson sein, oft ist die Rolle „Product Owner“ aber auch ein Team, was allein schon aus Vertretungsgründen bei Urlaub oder Krankheit sinnvoll ist. Wichtig ist, dass die Person oder das Team Entscheidungen fällen darf. Dafür braucht es den nötigen Rückhalt von den Vorgesetzten. Diese können bei agilen Arbeitsweisen sehr gut eingebunden werden, da nach jedem Sprint echte nutzbare Arbeitsergebnisse vorliegen, die auch von den Vorgesetzten begutachtet und bewertet werden können. Das Feedback wird gesammelt, ins Backlog eingestellt, priorisiert und bei den nächsten Sprints angegangen.

So können öffentliche Auftraggeber agil ausschreiben

Wählen Sie die richtige Verfahrensart für Ihr Projekt

Um entscheiden zu können, welche Verfahrensart die richtige ist, muss zunächst der Wert des Auftrags ermittelt werden. Hierbei sind die zu erwartenden Kosten für die Entwicklung sowie für einen ggf. hinzukommenden Pflegevertrag zu addieren. Für Liefer- und Dienstleistungen ab EUR 214.000 ist das strengere europäische Vergaberegime anzuwenden. Unter diesem sog. „Schwellenwert“ hat der Bund und hat jedes Bundesland eigene Regelungen. Auch für Kommunen gelten unterhalb des Schwellenwerts in manchen Bundesländern Sonderregelungen, die ihnen die Vergabe erleichtern.

Für die Ausschreibung eines Projekts mit agiler Umsetzung stehen Ihnen oberhalb des Schwellenwerts mehrere Verfahrensarten zur Verfügung. Für kleinere Projekte, wie z.B. die Programmierung einer Website mit einfachen Funktionen, kann das Offene Verfahren vorzugswürdig sein, da es einfacher und schneller durchzuführen ist.
Bei einem Offenen Verfahren legt der öffentliche Auftraggeber in den Vergabeunterlagen in der Leistungsbeschreibung bereits genau den Ablauf der späteren Beauftragung fest. Unternehmen, die sich an einem offenen Verfahren beteiligen wollen, müssen alle Voraussetzungen des öffentlichen Auftraggebers erfüllen und die Leistung so wie gefordert anbieten.
Handelt es sich um ein komplexes Projekt und will der öffentliche Auftraggeber im Vergabeverfahren flexibel bleiben, so könnte ein Verhandlungs¬verfahren mit Teilnahmewettbewerb vorzugswürdig sein. Bei einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb kann der öffentliche Auftraggeber - im Gegensatz zum Offenen Verfahren - während des Vergabeverfahrens mit den Unternehmen über das gesamte Angebot des Unternehmens verhandeln, mit Ausnahme der vom öffentlichen Auftraggeber bereits definierten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.  
Unterhalb des genannten Schwellenwerts von EUR 214.000 könnte neben der bereits genannten Verfahren ebenfalls ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb zulässig sein. Teilnahmewettbewerb bedeutet in diesem Kontext die Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung, sodass jeder potentielle Auftragnehmer von dem Vergabeverfahren im Internet erfahren kann. Bei einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb geht der öffentliche Auftraggeber, ohne Veröffentlichung einer Bekanntmachung, direkt auf geeignete Unternehmen zu und fordert sie zur Abgabe eines Angebots auf.
Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens könnte in einer der Verhandlungsrunden bereits ein erster Sprint stattfinden.
Denkbar ist, dass ein solcher erster Sprint mit einer Pauschale vergütet wird, da viele Dienstleister mittlerweile ohne eine solche Vergütung nicht mehr an Ausschreibungen teilnehmen. 

Erstellen der Leistungsbeschreibung
Unabhängig von der Wahl der Verfahrensart sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, eine Leistungsbeschreibung zu erstellen, auf deren Basis die Unternehmen ihr Angebot kalkulieren können. Gesetzlich ist bereits geregelt, dass die Leistungsbeschreibung so umfassend wie möglich zu verfassen ist. Das bedeutet aber nicht, dass der Auftraggeber mehr Informationen zur Verfügung stellen muss, als ihm selbst vorliegen. Umfassende technische Vorgaben, wie sie in Lastenheften oftmals zu finden sind, sind gerade nicht erforderlich. Es ist vollkommen ausreichend, wenn der Auftraggeber seine Anforderungen an das zu erstellende Produkt so ausführlich wie möglich in Form von User Stories beschreibt. Wie der Auftragnehmer diese technisch umsetzt, wird im Rahmen der Auftragsausführung auf die Bedürfnisse des Auftraggebers zugeschnitten. Ist eine bestimmte Vorgehensweise bei der Entwicklung gewünscht, z.B. agile Methode nach Scrum, so ist dieses Verfahren in der Leistungsbeschreibung ebenfalls umfassend zu beschreiben, wobei auch die Rollen von Auftragnehmer und Auftraggeber festzulegen sind.

Wählen Sie die richtigen Eignungs- und Zuschlagskriterien
In der Ausschreibung werden Kriterien für die Eignung der Bieter und den Zuschlag festgelegt. Als Eignungskriterien kommen beispielsweise das Vorhandensein eines Scrum Masters, Referenzen oder der Jahresumsatz eines Unternehmens in Frage. Um den Auftrag tatsächlich an ein geeignetes Unternehmen zu vergeben, empfiehlt es sich zusätzlich, Mindestanforderungen an diese Eignungskriterien zu stellen, wie beispielsweise einen Mindestjahresumsatz vorzugeben oder die Angabe von mindestens drei mit Ihrem Projekt vergleichbare Referenzen für die agile Entwicklung nach Scrum zu verlangen. 

Wenn Sie festgelegt haben, welche Kriterien ein potentieller Auftragnehmer erfüllen muss, damit er geeignet ist, Ihr Projekt durchzuführen, stellen Sie Zuschlagskriterien auf, anhand derer Sie die Wirtschaftlichkeit der später abgegebenen Angebote bewerten. 

Zuschlagskriterium ist im einfachsten Fall der Angebotspreis, also z.B. der Pauschalpreis pro Sprint. Als Zuschlagskriterien können jedoch auch weitere Preis-/Leistungs-/Qualitäts-/Qualifikations-Kriterien definiert werden. Wichtig ist hierbei, dass die bietenden Unternehmen nachvollziehen können, nach welchen Bewertungsmethoden und mit welcher Gewichtung die Zuschlagskriterien angewendet werden. Die richtige Wahl der Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie eine umfassende Leistungsbeschreibung sind essentiell, um tatsächlich das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Ansonsten macht der billigste Anbieter eventuell Abstriche bei der Qualität, um die Ausschreibung zu gewinnen und zieht dann durch Nachträge im Gesamtpreis letztlich mit dem ursprünglich teuersten Angebot gleich. Diese Gefahr kann durch die Wahl geeigneter Eignungskriterien, wie z.B. das Vorhandensein von qualifiziertem Personal oder relevanter Referenzen und geeigneter Zuschlagskriterien, wie z.B.  Preis/Sprint erheblich verringert werden.

Wählen Sie die richtige Vertragsart
Auch den zwischen den Parteien zu schließenden Vertrag müssen Sie den Unternehmen bereits mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung stellen. Bei Programmierungen von Individualsoftware, z.B. eines Webauftritts, handelt es sich bei Vorgabe eines Lasten- oder Pflichtenheftes in der Regel um einen Werkvertrag, da ein konkreter Erfolg geschuldet ist, der in dem Lasten- bzw. Pflichtenheft definiert ist. 

Die Frage, ob es sich bei einem Vertrag über die agile Entwicklung von Projekten um einen solchen Werkvertrag oder eher um einen Dienstvertrag, bei dem lediglich fortlaufende Arbeitsleistungen, nicht jedoch ein Erfolg geschuldet ist, handelt, ist nicht so einfach zu beantworten. Anders als bei „klassischen“ Entwicklungsverträgen mit Lasten- und Pflichtenheften, wird bei der agilen Umsetzung vor der Ausführung des Vertrags nicht exakt definiert, wie das fertige Produkt im Detail auszusehen hat, sondern das gewünschte Ergebnis wird lediglich in Form von User Stories in den Basics beschrieben. Außerdem können im Laufe des Projekts Umpriorisierungen stattfinden. Dies zeichnet agile Projekte gerade aus. Zu der Frage des geeigneten Vertragstyps hat sich die Rechtsprechung in den wenigen hierzu ergangenen Urteilen bisher noch nicht eindeutig positioniert. Grundsätzlich ist beides möglich. Letztendlich kommt es darauf an, wie der jeweilige Vertrag gestaltet ist und wie er tatsächlich gelebt wird.

In der Regel ziehen Auftraggeber den Werkvertrag vor, denn sie wünschen sich ein messbares Ergebnis. Der Werkvertrag erleichtert die Durchsetzung ihrer Interessen, denn das Werkvertragsrecht bietet für den Auftraggeber besser handhabbare Instrumente der Haftung für Mängel, wie etwa Nacherfüllungsansprüche, Rücktritt, Minderung und Schadensersatz, ja sogar im Falle des Scheiterns der Mangelbeseitigung das Recht zur Ersatzvornahme. Dienstverträge können lediglich gekündigt werden. Allenfalls kann man Schadensersatzansprüche durchsetzen. Auch wenn Auftragnehmer daher mit dienstvertraglichen Regelungen liebäugeln, ist zu überlegen, ob nicht auch aus ihrer Perspektive der Werkvertrag geeigneter ist. Der Werkvertrag gibt dem Kunden Sicherheit, er entspricht den Vorstellungen des Kunden und auch die Gerichte werden bei einer evtl. Inhaltskontrolle in den meisten Fällen eher dem Werkvertrag zuneigen. Außerdem erlaubt auch der Werkvertrag eine für Auftraggeber wie Auftragnehmer ausgewogene und interessengerechte Gestaltung.

Mit Hilfe der User Stories kann auch bei der agilen Programmierung definiert werden, was das fertige Produkt können muss. Ist also die Programmierung einer Website in Auftrag gegeben, ist der Auftragnehmer bei einer werkvertraglichen Vereinbarung verpflichtet, eine fertige Website mit den über die User Stories definierten Anforderungen zu erstellen. Da dies jedoch nicht so explizit möglich ist wie beim klassischen Lastenheft, sollte die Auswahl eines geeigneten Unternehmens noch mehr in den Fokus der Auftraggeber rücken.

Folgende Gestaltungsvarianten sind denkbar:

    Es wird ein Rahmenvertrag ausgeschrieben, der den Abruf der Sprint-Leistungen in Form von „Mini-Werkverträgen“ vorsieht. Um Auftraggebern die Angst zu nehmen, dass die Entwicklung nach agilen Methoden zu nicht kalkulierbaren Kosten führt, sollten umfangreiche Kündigungsmöglichkeiten vorgesehen werden. Nach Abruf des ersten Sprints sehen die Vertragsparteien, ob die Zusammenarbeit funktioniert. Wenn der Auftraggeber mit der Arbeitsleistung unzufrieden ist, muss kein weiterer Sprint abgerufen werden. Im Rahmen eines neuen Vergabeverfahrens kann ein neuer Auftragnehmer ausgewählt werden. Zeit verlieren Sie als öffentlicher Auftraggeber dadurch in der Regel nicht, allein durch den Verzicht auf ein klassisches Lastenheft liegen Sie beim Start schon Monate vor der Zeit. 

→    Denkbar ist auch die Ausschreibung eines sehr eng gefassten Werkvertrages über die Erstellung einer Software, einer Website oder einer App, der in Form von User Stories lediglich die wichtigsten Grundfunktionen aufweist, und zusätzlich einer Pflegevereinbarung, die neben der Mangelbeseitigung und der Service-Hotline zu einem großen Anteil auch die Weiterentwicklung vorsieht. So kann die Weiterentwicklung in Sprints agil den Bedürfnissen des Auftraggebers gemäß erfolgen und zu einer immer weiteren Ausgestaltung des Grundproduktes führen. Auch können großzügige Kündigungsmöglichkeiten den Auftraggeber vor riskanten Abenteuern schützen. 

Zu erwägen ist, ob die EVB-IT (z.B. System oder Erstellung), falls keine Verpflichtung zur Nutzung besteht, der Ausschreibung zugrunde gelegt und bedarfsgerecht ergänzt werden. Hierbei ist jedoch stets zu beachten, dass es sich hierbei um Allgemeine Geschäftsbedingungen handelt, die der strikten Inhaltskontrolle der Gerichte unterliegen. Passt eine der Änderungen nicht zu dem gesetzlich vorgesehenen Vertragstyp, könnten einzelne Klauseln als unwirksam angesehen werden. Demgegenüber stellt ein einfacher Werkvertrag als Individualvertrag evtl ergänzt um einen Pflegevertrag häufig die risikoärmere Lösung dar.

Was Sie unbedingt vertraglich regeln sollten
Wenn Sie sich für eine Vertragsart entschieden haben, sollten sie folgende Einzelheiten unbedingt regeln, um Sicherheit zu gewinnen und um das Projekt entspannt angehen zu können:

  • Definitionen auf Grundlage der Scrum-Arbeitsweise aufnehmen, damit ein gemeinsames Verständnis besteht!
  • Verantwortlichkeit und Projektorganisation regeln, um Abstimmungen zu erleichtern und den Projektfortschritt abzusichern!
  • Abnahmemodalitäten regeln (auch Teilabnahmen)
  • Teilzahlungen vorsehen, damit das Projekt bei Unzufriedenheit unkompliziert beendet werden kann!
  • Großzügige Möglichkeiten der vorzeitigen Beendigung vorsehen, damit im Falle des Scheiterns eine schnelle Trennung und eine Projektfortsetzung mit anderen Partnern ermöglicht wird. Das gibt Sicherheit und ist oft der Garant für eine langjährige gute Zusammenarbeit.
  • Nutzungsrechte und Herausgabe von Zugangscodes/Quellcodes regeln, um vorzeitige Projektbeendigung abzusichern!
  • Pflicht zur Lieferung einer Dokumentation regeln, um Klarheit über die Leistungspflichten zu erzeugen.
  • Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers regeln, um eine klare Abgrenzung der Aufgabenbereiche vorzunehmen. Jeder sollte wissen, was er zu tun hat.

Von essentieller Bedeutung ist es für Auftraggeber, dass er Personen oder Teams als Product Owner einsetzt, die entweder über praktische Erfahrung im Management agiler Projekte haben oder entsprechend geschult wurden, damit ein übereinstimmendes Verständnis von der Scrum-Arbeitsweise gegeben ist. Dies erleichtert die Projektarbeit ungemein.

Tipp:

Wir bieten ein Zufrieden-oder-gratis-Modell für den ersten Sprint an.

Was tun, wenn es ein Festpreis-Angebot sein muss
Die Erstellung von individueller Software, einer Website oder App ist ein iterativer und kreativer Prozess. Auf der Basis eines komplexen Lastenheftes ein Festpreis-Angebot zu kalkulieren ist erfahrungsgemäß nicht seriös möglich, da es im Projekt laufend Abstimmungsschritte gibt. Diese Abstimmungen können das Projekt in eine neue, bessere Richtung schieben. Lastenhefte ändern sich nahezu in jedem Projekt ohnehin laufend. Mit einem starren Festpreis-Angebot werden Sie bei Extra-Wünschen oft hören, dass das nicht im Preis enthalten ist. Das Budget wird gerissen. 

Wenn Sie unbedingt einen Festpreis möchten, sollten Sie sich in der Leistungsbeschreibung auf die User Stories konzentrieren, anstatt Lastenhefte vorzulegen. Die konkrete Ausgestaltung wird sich während des Projekts herauskristallisieren. Damit das klappt, müssen agile Methoden, z.B. nach Scrum, Ausschreibungsbestandteil sein. Sowohl  die jeweilige Rollenverteilung als auch das Vorgehen müssen detailliert und exakt beschrieben werden. Die Abfrage von Preisen/Sprints und die gleichzeitige Angabe einer Budgetobergrenze ist vorzusehen. So läuft der öffentliche Auftraggeber keine Gefahr, zu hohen Kosten ausgesetzt zu werden. 

3 Beispiele, warum klassische Ausschreibungen in Unzufriedenheit enden

1. „Barrierefrei“ oder „Barrierearm“?
Im Lastenheft steht, dass die Website „barrierefrei“ entwickelt werden soll. Das kann viel bedeuten. Ist damit gemeint, „komplett barrierefrei nach BITV 2.0“? Das erfordert hohe Aufwände für die Technik und hat großen Einfluss auf den Inhalt, denn der komplette BITV 2.0-Test muss absolviert werden. Oder ist in Wahrheit nur „barrierearm“ verlangt? In aktuellen Ausschreibungen ist dann schon einmal zu lesen, dass als unerlässliche Mindestanforderungen die Maßnahmen nach „BITV 2.0 Anlage 1“ nötig sind. Nur: Diese „Anlage 1“ gibt es nicht mehr. Sie ist weggefallen. Was bedeutet dieser kleine Copy-and-Paste-Fehler, der vermutlich dadurch verursacht wurde, dass aus einer alten Ausschreibung einfach ein Textbaustein übernommen wurde? Richtig. Die komplette Ausschreibung könnte anfechtbar werden. In der BITV 2.0 mit Stand Mai 2019 wurden übrigens auch die Anforderungen der WCAG 2.1 integriert. Einfacher ist der BITV-Test damit nicht geworden. Wie viel oder wie wenig Barrierefreiheit tatsächlich nötig ist, klärt sich am besten in einem Workshop oder lässt sich durch die Formulierung von User Stories umgehen. Bestellen Sie nichts, von dem Sie nicht exakt wissen, was es ist und welchen Rattenschwanz an Aufwand es nach sich zieht!

2. Schnittstellen-Drama
Es soll eine Schnittstelle zwischen System A und B entwickelt werden. Das Problem: Den Ausschreibungsunterlagen liegen keine Schnittstellendokumentation geschweige denn konkrete Anforderungen bei. Wie kann ein Dienstleister also den Aufwand für die Schnittstelle seriös kalkulieren? Gar nicht. Ein Dienstleister, der den Auftrag unbedingt haben will, wird natürlich trotzdem ein aus der Luft gegriffenes Angebot abgeben. Wenn es zu Schwierigkeiten kommt, gibt es Change-Requests und Nachträge. Die Lösung: Schnittstellen müssen im Rahmen von User Stories geplant und in einem Sprint umgesetzt werden – inklusive der im Vorfeld nötigen Sichtung der Spezifikationen. 


3. „Soll so bleiben“
Auf der aktuellen Website gibt es eine bestimmte Funktion. Diese Funktion soll auch auf der neuen Website erhalten bleiben. Problem: Die alte Website läuft mit einem exotischen CMS, auf der Basis eines alten Plugins oder wurde vor Jahren programmiert und nicht dokumentiert. Der Aufwand, diese Funktion genauso nachzubauen, kann sehr gering sein, er kann aber auch hoch komplex sein – wenn beispielsweise aufwändige Hintergrundprozesse oder Schnittstellen involviert sind. Ausschreibungsunterlagen geben diese Informationstiefe nicht her. Wie also kalkulieren? Im Pflichtenheft stehen dann optimistische Annahmen und ein günstiger Preis, der in der Realität deutlich gerissen werden wird. Im Vergleich dazu wird bei einer agilen Zusammenarbeit diese alte Funktion einfach als User Story angelegt und abgearbeitet. Den Aufwand kann man nämlich erst dann gut abschätzen, wenn man bei der alten Website „unter die Motorhaube“ sieht.
 

Fazit

Ausschreibungen nach agilen Methoden statt nach Lastenheften? Das geht, und zwar sehr gut. Sie sollten sich jedoch von der Vorstellung lösen, dass das Endresultat in allen Facetten vorher feststeht. Niemand kennt bei IT-Projekten das Endresultat vor dem eigentlichen Projektende, da die Aufgabenstellungen zu umfangreich sind und viele Details, Abhängigkeiten und Abkürzungen erst während der Arbeit sichtbar werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass Projekte mit agilen Methoden immer „in Time“ und „in Budget“ liegen. Wenn Sie also bereits schlechte Erfahrungen mit klassischen Ausschreibungen mit Lastenheften gemacht haben, sollten Sie als Erkenntnis daraus nicht noch detailliertere Lastenhefte verfassen, sondern komplett umdenken und auf agile Methoden umsteigen.

Haben Sie Fragen zu agilen Methoden und wünschen sich weitere Anregungen und Beispiele? Lassen Sie uns gerne sprechen, indem Sie direkt einen Termin vereinbaren.

Bettina Backes

Bettina Backes ist Fachanwältin für IT-Recht bei Haver und Mailänder. Sie konzentriert sich auf die Betreuung und Vertretung von Unternehmen, Verbänden, öffentlichen Institutionen (Hochschulen, Bildungseinrichtungen) und Non-Profit-Organisationen im Bereich des Gewerblichen Rechtsschutzes (IP), des IT-Rechts, des Datenschutzrechts und des Medienrechts.

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