Goodbye, E-Mail
Die 1980er brachten uns die E-Mail – und revolutionierten, wie wir beruflich (und privat) miteinander kommunizieren. Seit einigen Jahren ist nun die nächste Revolution im Gange: Chat-Programme für die Berufswelt erobern weltweit die Büros. Wir stellen vier Dienste vor.
Gleich vorab: E-Mails sind nicht tot. Sie haben auch im heutigen Büroalltag ihre Berechtigung. Allerdings hat sich verändert, wie viele wir schreiben und an wen. Kommunikationssoftwares wie Slack lösen die E-Mail als Kommunikationsmittel zusehends ab, vor allem bei der innerbetrieblichen Zusammenarbeit von Kollegen. Die Veränderung ist sogar so gewaltig, dass das britische Magazin The Economist im Mai 2016 einen Artikel zum Thema mit „The Slack generation“ betitelte.
Natürlich gibt es noch Firmen, in denen sich Mitarbeiter per E-Mail Einzeiler zuwerfen. Rede und Widerrede. Frage und Antwort. Aber klicken zwei Gesprächspartner fünfmal auf Senden, ist der Dialog schon zehn E-Mails lang. Wer in Ermangelung von Alternativen so kommunizieren muss, verwandelt seinen Posteingang schnell in einen Heuhaufen.
Kommunikation in Echtzeit
Messenger-Dienste hingegen ermöglichen es Teams, im beruflichen Umfeld so zu kommunizieren, wie wir es seit Jahren privat gewohnt sind – per Chat, in Echtzeit. Der Erfolg der Kommunikationsprogramme hat aber noch mehr Gründe als unsere trainierten Smartphone-Daumen.
Zum einen befeuert der in vielen Führungsetagen gehegte Wunsch nach mehr Kollaboration den Hype um die Messenger-Dienste. Viele Firmen haben von Einzelbüros auf Großraumbüros umgestellt, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams zu beflügeln. Weniger Wände und Türen, mehr Kommunikation und innovative Ideen. So der Gedanke. Die Chat-Programme sollen einen ähnlichen Effekt haben. Mit nur wenigen Klicks können sich Mitarbeiter in „Kanälen“ organisieren und sich projektbasiert austauschen.
Zum anderen ist die Arbeitswelt heute mobiler als noch vor zehn Jahren. Milliennials, die seit einiger Zeit auf den Arbeitsmarkt strömen, schätzen Flexibilität mehr als vorherige Generationen – und sie wissen die Technologien zu bedienen, die ihnen diese Flexibilität ermöglichen. Arbeitgeber im Wettkampf um die fähigsten Köpfe reagieren entsprechend: Von unterwegs oder von zu Hause aus zu arbeiten ist heute genauso normal, wie sich jeden Tag an den gleichen Schreibtisch zu setzen.
Nahtlose Chat-Synchronisation auf allen Endgeräten
Um derart verstreute Teams, manchmal auch über Landesgrenzen hinweg, effizient zusammenarbeiten zu lassen, braucht es allerdings neue Formen der Kommunikation. Kolleginnen und Kollegen sitzen häufig eben nicht mehr im Raum nebenan, sondern tausende Kilometer entfernt. Chat-Software hilft hier, in Sekundenschnelle Rücksprache zu halten und Entscheidungen zu treffen.
Zudem arbeiten wir zunehmend geräteübergreifend, mal am Büro-Rechner, mal am privaten Laptop, mal am Smartphone. Entsprechend sind neue Kommunikationslösungen nötig, die verschiedene Geräte nahtlos miteinander synchronisieren und für mobile Endgeräte optimiert sind. Die neuen Chat-Programme tun genau das. Unterhaltungen können im Büro am Desktop-PC begonnen und auf dem Handy unterwegs zum Flughafen beendet werden.
Mehrwert durch App-Integration
Zu guter Letzt nutzen die Kommunikationssoftwares neueste Technologien: Smarte Chat-Bots und integrierte Apps können viele Arbeitsschritte automatisieren oder vereinfachen. So können von künstlicher Intelligenz getriebene Chat-Bots dabei helfen, das richtige Formular zur Spesenabrechnung zu finden. Sie wissen, wie hoch der Traffic ist, der gerade über Social Media hereinkommt. Und sie verraten, wie hoch der Umsatz im vergangenen Jahr war – wenn sie Zugang zu den entsprechenden Informationen haben.
Wann also noch E-Mails schreiben? Wenn Gedanken mitzuteilen sind, deren Halbwertszeit die eines Nachmittags übersteigen. Wenn man den Mitarbeitern die Geschäftsstrategie fürs kommende Jahr erklärt. Wenn man nach zehn Jahren geht und einen Abschiedsgruß in die Runde der baldigen Ex-Kollegen schickt. Und wenn man mit Kunden oder Geschäftspartnern außerhalb der Firma kommuniziert. Für alles andere gibt es Slack und Co. Und natürlich den Kommunikationsdinosaurier: das Telefon.
Slack
Die New York Times, IBM, die NASA: Sie alle nutzen Slack. Das Start-up ist für manche der bisher erfolgreichste Versuch, Bürokommunikation zu revolutionieren. Entstanden ist das Programm durch einen Zufall. Slack-Gründer und CEO Stewart Butterfield wollte eigentlich ein Computerspiel auf den Markt bringen. Das Spiel floppte, doch das Team hatte einen Instant-Messaging-Dienst entwickelt, um untereinander zu kommunizieren. Daraus wurde Slack. Der Name ist ein Akronym und steht für „Searchable Log of All Conversation and Knowledge”.
Slack erlaubt jedoch weit mehr, als nur Unterhaltungen zu durchsuchen. Teams können in privaten und öffentlichen Channels kommunizieren. Wichtige Dokumente können neben die Kanäle gepinnt werden, um unnötiges Suchen zu vermeiden. Zudem hat Slack seine Plattform für zahlreiche Drittanbieter geöffnet. Dienste wie Google Drive, Trello oder Dropbox lassen sich problemlos integrieren. Im Idealfall könnten Mitarbeiter nicht mehr ohne Slack leben, sagte Butterfield der New York Times. Ohne sollen sich Nutzer so fühlen, „als wurden sie im All ihren Astronautenhelm abnehmen.“
Kosten pro Nutzer/Monat:
Freemium (kostenlos), Standard (ab 6,25 Euro) und Plus (ab 11,75 Euro)
Erhältlich für:
iOS und Android sowie macOS, Windows, Linux und als Web-App
HipChat/Stride
HipChat wurde 2012 vom australischen Unternehmen Atlassian übernommen und kann vieles, was Slack auch kann: Die Plattform erlaubt Einzel- und Gruppenchats sowie Videochats und Bildschirmübertragungen. Manche Funktionen stehen jedoch – wie bei Slack – nur zahlenden Nutzern zur Verfügung. Die Integration externer Apps wie Hootsuite, Google Calendar oder Wunderlist ist ebenso möglich wie das unkomplizierte Teilen von Dokumenten: Per Drag and Drop landet die gewünschte Datei im Chatverlauf. HipChat mag nicht so schick aussehen wie Slack. Dafür ist der Dienst günstiger und bietet in der Gratis-Version mehr Funktionen.
Bald sollen HipChat-Nutzer zudem zu Atlassians neuem Dienst wechseln können: Stride. Der Cloud-Dienst wurde als direkte Slack-Konkurrenz konzipiert, ist günstiger und will manches besser machen. So sollen in Chats getroffene Entscheidungen auf einen Blick nachvollziehbar sein. Schließlich ist nichts zeitraubender, als sich nach Urlaubsende durch endlose Unterhaltungen der Kollegen lesen zu müssen.
Kosten pro Nutzer/Monat:
Freemium (kostenlos) und Standard (3 US-Dollar)
Erhältlich für:
iOS und Android sowie macOS, Windows und als Web-App
Mattermost
Wer sensible Daten austauscht oder wem Datenschutz allgemein am Herzen liegt, der sollte sich Mattermost anschauen. Prinzipiell will Mattermost seinen Kunden die gleiche Funktionalität bieten wie Slack oder HipChat. Allerdings ist Mattermost ein Open-Source-Programm und kann auf betriebseigenen Servern laufen: So bleiben die Daten im Haus, hinter der eigenen Firewall. Kunden wie Uber, Hewlett Packard und die Funke Mediengruppe scheint das überzeugt zu haben. Auch Schaffrath setzt auf Mattermost.
Wie die anderen Plattformen ist Mattermost skalierbar und bietet sowohl eine kostenlose Version für kleine Teams als auch Bezahlversionen für größere Unternehmen. Großen Kunden gibt Mattermost auch die Möglichkeit, die Plattform nach Kundenwünschen anzupassen. So können beispielsweise das Firmenlogo auf der Log-in-Page hinzugefügt und Smartphone-Apps als Whitelabel-Versionen zur Verfügung gestellt werden.
Kosten pro Nutzer/Monat:
Team Edition (kostenlos), Enterprise E10 (3,25 US-Dollar) und Enterprise E20 (kundenspezifisch)
Erhältlich für:
iOS und Android sowie Windows, macOS und Linux
Symphony
Unterstützt von 14 Wall-Street-Banken, entstand Symphony 2014 als sicherer Messaging-Dienst für die Finanzindustrie. Ähnlich wie Mattermost stellt Symphony als Verkaufsargument die Datensicherheit in den Mittelpunkt. Die Plattform erlaubt es Nutzern, auch mit Gesprächspartnern außerhalb ihres Konzerns effizient zu kommunizieren, ohne Sicherheitsauflagen zu verletzen – in der Finanzindustrie lange ein Problem. Symphony setzt auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Mittlerweile will die Firma sich damit auch andere Kundenkreise erschließen: Regierungen oder die Gesundheits- und Versicherungsindustrie.
Wie bei den anderen Messaging-Diensten können Nutzer zu zweit oder in Gruppen chatten, Dokumente und Bildschirme teilen, Informationen mit Hashtag markieren oder Nutzer per @ anstupsen. Das Angebot von Apps ist im Vergleich zur Konkurrenz noch dürftig. Bisher hat Symphony seine API vor allem Drittanbietern wie Dow Jones, GitHub und verschiedenen Analyse-Tools zur Verfügung gestellt.
Kosten pro Nutzer/Monat:
Essential (kostenlos), Business (20 US-Dollar) und Enterprise (kundenspezifisch)
Erhältlich für:
iOS und Android sowie macOS, Windows und als Web-App
Text: Marten Hahn
Bild: Screenshots des Herstellers