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Clevere Verwaltung Ihrer Mediendateien mit dem Digital-Asset-Management-System

Als Grundlage für ein modernes Omnichannel Publishing ist die geschickte Organisation und Verwaltung wichtiger Mediendateien. Haben Unternehmen Digital-Asset-Management-System (DAM), dann droht oftmals die »Daten-Anarchie« – mit Dubletten-, Versions- und Abstimmungs-Chaos.

Verwaltung und Archivierung digitaler Daten

Um als Laie verstehen zu können, was »Digital Asset Management« bedeutet, sollte zuerst geklärt werden, was »digitale Assets« sind. Bei »digitale Assets« handelt es sich um digitale Dateien, die sich im Besitz einer Person oder eines Unternehmens befinden und digital gespeichert werden sollen, um eine zentrale Achrivierung und einen Zugriff zu einem späteren Zeitpunkt gewährleisten zu können. Diese digitalen Dateien werden als »Assets« bezeichnet, da sie einen »höheren Wert« einnehmen als eine »normale« digitale Datei. Daher der englische Begriff »Asset«. Zu den »Digital Assets« können unter anderem Bilder aus Stock Libraries, Fotos, Designdateien, Markenlogos, Powerpoint- und Keynote-Präsentationen, Excel-Charts, digitale Notizen, Dokumente zählen.

Die Bedeutung von »Digital Asset Management«

Unter »Digital Asset Management« versteht man letzendlich die Verwaltung der digitalen Assets. Dazu zählt die Organisation der Assets in Ordnersysteme, die Vergabe richtiger Dateinamen, die Sicherstellung, dass dgitiale Zugriffsrechte angewendet werden, die Verteilung der digitalen Assets an die richtigen Personen und die sichere Speicherung der Assets. 

Vorteile von »Digital Asset Management«

Der Einsatz von Digital-Asset-Management-Lösungen bietet viele Vorteile von der Zeitersparnis bei der Bildersuche über die Zentralisierung aller Bilder und Dateien in nur einer einzigen Asset-Bibliothek bis hin zur Verbesserung der Gesamtrendite durch eine solche Investition. Allerdings unterscheiden sich die Vorteile, je nachdem für welche Art von DAM-Lösung man sich entscheidet (On-Premise, Private Cloud, Cloud). Die Grundsätzlichen Vorzüge lassen sich aber dennoch benennen: 

  • Speichern von digitalen Assets:
    Es gibt einen zentralen Speicherort, an dem die Dateien abgelegt werden und es steht genügend Speicherplatz zur Verfügung-
  • Erstellen von digitalen Assets aus der Digital Asset Library:
    Bei einer guten Digital-Asset-Management-Lösung sollten Anwender die Möglichkeit haben ihre Arbeit während der laufenden Produktion mit anderen zu teilen und Kommentare und Bewertungen zu erhalten. Um einen bestmöglichen Projektverlauf zu erziehlen sollten sie mit anderen Programmen interagieren können, beispielweise durch Integration mit Adobe Creative Cloud Solutions wie Photoshop oder Indesign.
  • Einfache Verwaltung digitaler Assets:
    Digitale Assets werden von Standard-DAM-Lösungen durch Metadaten- und Tagging-Funktionen effektiver verwaltet. Zukunftsorientierte Anwendungen können in KI-Lösungen (Künstliche Intelligenz) integrier​​​​​​​t werden, damit die Arbeit der Digital-Asset-Management-»Bibliothekare« noch reibungsloser und kostengünstiger gestaltet werden kann. Im Regelfall verfügen  DAM-Lösungen auch über ein exakt abgestimm­tes Rechte-Management​​​​​​​, sodass Anwendern, die auf bestimmte digitale Dateien zugreifen müssen, nur jene Zugriffs­rechte gewährt werden, die sie auch benötigen. 
  • Publishing von digitalen Assets:
    Digital-Asset-Management-Systeme sollen den Umgang mit allen Arten von digitalen Dateien so einfach wie möglich gestalten. Deshalb sollten sie auch Publishing-Funktionalität im Zusammenspiel mit Content-Management-Systemen (CMS), Master Data Management/Stammdatenmanagement- (MDM) und Produktinformationsmanagement-Lösungen (PIM) sowie E-Commerce-Webseiten ermöglichen. 
  • Sicheres Speichern digitaler Assets:
    DAM-Systeme bieten abgesehen davon, dass alle Assets an einem zentralen Ort untergebracht sind, auch Sicherheit – durch Hochsicherheits-Software, die quasi unmöglich zu hacken ist, mit Wasserzeichenfunktionalität auf den Bilddaten und in manchen Fällen sogar mit Single-Sign-On-Authentifizierung (falls die DAM-Lösung über REST-APIs und Webhook-Integrationen verfügt).

Diese 3 Dinge sollten vor der Verwendung von »Digital Asset Management« beachtet werden

  • Legen Sie im Voraus die Geschäftsanforderungen fest. Dadurch werden nicht nur die Auswahlkriterien für ein geeignetes DAM eingeengt, sondern diese dienen auch als Entscheidungsträger. Die Geschäftsanforderungen sollten durch Mitarbeiter, die tagtäglich mit digitalen Assets umgehen, mitbestimmt werden. Wie kann man ihre Arbeit erleichtern? Zudem sollten auch Mitarbeiter aus den jeweiligen Technik- oder IT-Teams nach ihrer Meinung zu den verschiedenen Nutzungsmodellen von DAM-Lösungen (On-Premise, Private Cloud, Cloud) befragt werden, denn diese können am Besten feststellen, welche Lösung für das eigene Unternehmen am sinnvollsten ist. 
  • Bei der Sichtung verschiedener Digital-Asset-Management-Lösungen sollten Sie sich Fragen, welches System bereits alle notwendigen individuellen Funktionsanforderungen, die im Unternehmen benötigt werden, mit sich bringt. Wenn beispielsweise bereits öfter Dateien verloren gegangen sind oder Ausgaben für Bilder aus Stock Libraries unbedingt gesenkt werden müssen, dann könnte die Lösung ein DAM-System sein, das über weitreichende Such-, Metadata- und Tagging-Funktionen verfügt. 
  • Lohnt sich die Investition? Berücksichtigen Sie die die große Anzahl eigener Assets und wieviel Zeit und Nerven es immer wieder kostet, bestimmte digitale Dateien zu finden und herunterzuladen, dann lässt sich die Frage von selbst beantworten.
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