Alte Zöpfe abschneiden, um neue Wege zu gehen!

Wie viele Branchen in Deutschland ist auch die Interessenvertretung der Druck- und Medienunternehmen föderalistisch organisiert und in verschiedene Landesverbände sowie einen Bundesverband unterteilt. Vor einigen Jahren beschlossen diese, sich einem Reform- und Erneuerungsprozess zu unterziehen. Die wesentlichen Ziele waren eine Effizienzsteigerung und vor allem eine verbesserte Sichtbarkeit ihrer Leistungen, Services und Angebote für Mitgliedsunternehmen. Zudem hatt en sich die Landesverbände eine engere und verzahnter Zusammenarbeit auf die Fahnen geschrieben. Die jeweiligen digitalen Darstellungen sollten nicht mehr stark voneinander abweichen, sondern ein einheitliches Bild repräsentieren.

Das neue Corporate Design sollte auf die Website übertragen werden, die bundesweit einen einheitlichen Auftritt widerspiegeln sollte, auch wenn die Landesverbände durchaus noch eigenständige Websites besitzen und diese mit ihren landesspezifischen Themen befüllen sollten. Durch das Regionalprinzip braucht es die eigenständige Ansprache der Landeszielgruppen sowie landesspezifische URLs, optisch sollten sich die Landesverbände und der Bundesverband nun aber weitestgehend gleichen. Neben einem attraktiven sichtbaren Auftritt sollte so auch die Effizienz gesteigert werden, weil nicht mehr jeder Landesverband selber Server, Websiteadministratoren etc. benötigt.

Der Anforderungskatalog, um acht Landesverbände und einen Bundesverband zusammen und die unterschiedlichen Themen und Bedarfe übereinzubekommen, war umfangreich, zudem galt es, alle Beteiligten auf die nicht nur beschwerdefreie Reise aktiv mitzunehmen. Marian Rappl, Marketing- und Kommunikationsverantwortlicher des bayerischen Landesverbands, der das Projekt leitete, erinnert sich: »Uns war klar, dass wir alte Zöpfe abschneiden mussten, um neue Wege zu gehen und unsere gesteckten Ziele zu erreichen. Aber neun Player aus unterschiedlichen Regionen, mit unterschiedlichen Vorstellungen und vor allem unterschiedlichen Wissensständen und Erfahrungen an einem Tisch, da waren anspruchsvolle Diskussionen vorprogrammiert.« Doch mit Schaffrath saß ein Dienstleister mit am Tisch, der sich in diesen Konstellationen und mit diesen Herausforderungen wohlfühlt und bestens auskennt. Die Entscheidung für Schaffrath fiel auch genau aus diesem Grund: die tiefe Expertise und Erfahrung in agilem Projektmanagement. Für die Verbände eine spannende neue Erfahrung.

Für die Entwicklung der neuen Websites wurde das CMS TYPO3 eingesetzt. Dies ermöglicht es, mithilfe der Multi-Domain-Funktion mehrere Websites in einem System zu verwalten. Durch eine kluge Erweiterung wurde zudem die Möglichkeit geschaffen, Synergien verbandsübergreifend zu nutzen. So ist es bspw. möglich, Inhalte (darunter News, Beiträge, Bilder etc.) zentral einzupflegen und mit nur wenigen Klicks in die jeweilige Landesseite zu übernehmen – auf Wunsch auch mit individuellen Anpassungen. Aktuelle Themen, Informationsschreiben oder Neuigkeiten für den Newsbereich müssen nun nur noch einmal aufbereitet werden, dann können sie allen anderen zur Verfügung gestellt oder automatisch in deren Websites eingebunden werden. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und Qualitätssicherung. »Dass nun alle Verbände nicht nur über dieselben Informationen verfügen, sondern diese für alle mit einem Klick gleich aufbereitet und dargestellt sind, ist für uns ein erheblicher Meilenstein. So können wir unserem Qualitätsanspruch gerecht werden und gleichzeitig insbesondere die kleineren Verbände in der Kommunikation unterstützen«, so Bettina Knape, Kommunikationschefin des Bundesverbands Druck und Medien.

Daran, dass alle Beteiligten zufrieden sind und die Websites gut funktionieren, trägt Schaffrath einen erheblichen Anteil. »Die dezidierten Profis für agiles Arbeiten haben uns optimal in diesem Prozess geführt und mitgenommen«, erinnert sich Rappl. Insbesondere das Verständnis für die Bedarfe und Anforderungen der Verbände, die über den Digitalbereich hinausgehen, führte dazu, dass Themen schnell umgesetzt werden konnten. Katrin ten Freyhaus, Bereichsleiterin Marketing und Kommunikation des Landesverbands Nord-West: »Die Auswahl von Schaffrath für dieses Projekt fiel sehr bewusst. Denn wir wussten von anderen Projekten, dass sie selbst bei sukzessive dicker werdenden Lastenheften das Projekt optimal managen und durch die hohe Expertise der Mitarbeitenden das Projekt sicher steuern würden.« Rappl beeindruckte dabei die persönliche Verbundenheit und das Engagement der Projektmitarbeitenden von Schaffrath. »Die Zusammenarbeit mit Schaffrath war ausgezeichnet. Sie haben dieses Mammutprojekt toll umgesetzt und uns sehr gut geführt und mitgenommen.«

Als starke Stimme der Branche bündeln die Landesverbände Druck und Medien sowie der Bundesverband Themen, die einzelne Unternehmen so nicht vertreten könnten. Die Verbände setzen sich gegenüber der Öffentlichkeit, den Medien, der Politik und den Markt- und Tarifpartnern für die Interessen der Branche ein, sie gestalten wirtschaftliche und technische Rahmenbedingungen auf nationaler und internationaler Ebene, setzen Standards und schreiben Berufsbilder fort. Weiterhin unterstützen sie ihre Mitgliedsunternehmen in sämtlichen betrieblichen Belangen und sind deren erster Ansprechpartner in juristischen, betriebswirtschaftlichen und technischen Fragen. Die Verbände bieten eine einzigartige Plattform für den Austausch unter Branchenkollegen und ein kompetentes und engagiertes Servicezentrum mit umfassenden Beratungs- und Qualifizierungsangeboten.